Das Werkverzeichnis als Eingriff

Auf dem Tisch liegt ein neu aufgetauchtes Gemälde. Es gehört eindeutig zu einer Serie, die längst erfasst und nummeriert wurde. Die bekannten Arbeiten tragen die Inventarnummern 0184 bis 0192. Inzwischen ist das Werkverzeichnis jedoch bei Nummer 0671 angekommen.

Welche Nummer soll das neue Bild erhalten?

Die Versuchung liegt nahe, es zwischen die anderen Arbeiten einzufügen. Doch dann müssten bestehende Nummern geändert werden. Bilddateien, Leihscheine, Zustandsberichte und frühere Korrespondenzen würden nicht mehr mit den Datensätzen übereinstimmen. Eine kunsthistorisch schlüssige Reihenfolge erzeugte ein praktisches Durcheinander.

Das Problem liegt nicht in dem später gefundenen Gemälde. Es liegt in der Erwartung, eine Inventarnummer müsse bereits ausdrücken, wann ein Werk entstand und wohin es gehört.

Ein Werkverzeichnis verbindet zwei Aufgaben, die leicht miteinander verwechselt werden. Es muss jedes Werk eindeutig identifizieren. Zugleich soll es zeigen, wie die Arbeiten zeitlich, materiell und inhaltlich zusammenhängen. Die erste Aufgabe braucht Stabilität. Die zweite muss veränderbar bleiben.

Die Nummer hält das Objekt fest. Die übrigen Angaben stellen seine Beziehungen her.

Wie viel muss ein Werkverzeichnis wissen?

Die Grundlage eines Werkverzeichnisses ist ein Inventar, doch beide sind nicht identisch. Das Inventar hält fest, was vorhanden oder bekannt ist. Das Werkverzeichnis entscheidet darüber hinaus, was unter welchen Voraussetzungen zum wissenschaftlich bearbeiteten Œuvre gehört.

Auch eine nicht aufgenommene oder noch ungeklärte Arbeit braucht deshalb einen internen Datensatz. Sonst verschwindet nicht nur ein Objekt aus der Dokumentation, sondern auch die Geschichte seiner Prüfung.

Einen weltweit verbindlichen Standard speziell für Werkverzeichnisse gibt es nicht. Selbst die Catalogue Raisonné Scholars Association weist darauf hin, dass sie keine allgemeingültige Anleitung für neue Werkverzeichnisprojekte besitzt. Das ist nachvollziehbar: Ein Verzeichnis von Gemälden benötigt andere Angaben als eines von Skulpturen, Fotografien, Druckgrafiken oder raumbezogenen Arbeiten. Catalogue Raisonné Scholars Association

Dennoch existieren etablierte Standards, an denen sich ein praxistauglicher Aufbau orientieren kann.

Der vom International Council of Museums unterstützte Standard Object ID nennt neun grundlegende Kategorien zur Identifizierung eines Kulturguts: Objektart, Material und Technik, Maße, Beschriftungen und Markierungen, besondere Merkmale, Titel, Darstellung, Datierung und Urheber. Hinzu kommen Fotografien und eine kurze Beschreibung. International Council of Museums

Das Getty Vocabulary Program geht mit den Categories for the Description of Works of Art, kurz CDWA, erheblich weiter. CDWA beschreibt rund 540 mögliche Kategorien und Unterkategorien. Es kennzeichnet aber ausdrücklich nur einen kleinen Teil davon als unverzichtbaren Kern, der zur eindeutigen Identifikation und Beschreibung eines Werkes notwendig ist. Getty: CDWA General Guidelines, Getty: CDWA-Kernkategorien

Gerade diese Unterscheidung ist für Nachlässe hilfreich. Ein gutes Werkverzeichnis muss nicht von Beginn an jede denkbare Information erfassen. Es muss zunächst zuverlässig festhalten, welches Werk gemeint ist, was darüber bekannt ist und wie sicher dieses Wissen ist.

Viele Datenbanken sind für zahlreiche Sammlungstypen und Ausnahmen entwickelt worden. Lange Eingabemasken vermitteln deshalb den Eindruck, jeder Datensatz müsse vollständig ausgefüllt sein. Die Folge sind leere Felder, uneinheitliche Angaben und spätere Umbauten.

Bei einem großen Bestand hat die Komplexität des Systems unmittelbare Folgen für die Arbeit. Wenn bereits das Anlegen eines einfachen Werkes zahlreiche Eingaben und Verknüpfungen verlangt, wächst der Rückstand schneller als das Verzeichnis. Ein schlankes System erlaubt dagegen, neue Werke zügig und einheitlich zu erfassen. Vertiefende Informationen können später ergänzt werden.

Komplexität ist nicht dasselbe wie Genauigkeit. Und Vollständigkeit eines einzelnen Datensatzes ist nicht dasselbe wie Arbeitsfähigkeit des gesamten Verzeichnisses.

Was vor dem ersten Datensatz geklärt werden muss

Noch vor der ersten Inventarnummer muss festgelegt werden, was im jeweiligen Œuvre als Erfassungseinheit gilt.

Ist ein Diptychon ein Werk oder besteht es aus zwei Objekten? Erhält ein beidseitig bearbeitetes Blatt einen Datensatz oder zwei miteinander verbundene Einträge? Wie werden Abgüsse, Auflagen, Varianten, Gemeinschaftsarbeiten und mehrteilige Installationen behandelt? Werden Skizzen einzeln oder als Konvolut erfasst?

Diese Fragen lassen sich nicht allgemein beantworten. Sie sollten aber schriftlich festgehalten und bei vergleichbaren Arbeiten konsequent behandelt werden. Andernfalls verändert sich die Struktur während der Erfassung, und bereits bearbeitete Datensätze müssen neu angelegt oder aufgeteilt werden.

Ein kurzes Datenhandbuch kann außerdem bestimmen:

• welche Felder verpflichtend sind,

• wie Titelarten unterschieden werden,

• wie sichere, ungefähre und vermutete Datierungen geschrieben werden,

• welche Maßeinheiten und Begriffe verwendet werden,

• wie Serien, Werkteile und Varianten miteinander verbunden werden,

• welche Angaben intern bleiben,

• und wer einen Datensatz prüfen oder freigeben darf.

Das Datenhandbuch muss kein umfangreiches Regelwerk sein. Es soll verhindern, dass dieselbe Information von verschiedenen Personen unterschiedlich erfasst wird.

Ein sinnvoller Kern

Für jedes Werk sollte zunächst ein Kerndatensatz angelegt werden. Er könnte folgende Angaben enthalten:

• Unveränderliche interne Identifikationsnummer
Sie verbindet Werk, Datensatz, Abbildungen und Dokumente.

• Bearbeitungsstatus
Etwa: angelegt, in Bearbeitung oder geprüft.

• Werkverzeichnisstatus
Etwa: Kandidat, in Prüfung, aufgenommen, zurückgestellt oder nicht aufgenommen.

• Urheber und Zuschreibungsstatus
Besonders wichtig bei Gemeinschaftsarbeiten, Werkstattzusammenhängen oder unsicherer Urheberschaft.

• Werkart und gegebenenfalls Werkgruppe
Beispielsweise Gemälde, Zeichnung oder Skulptur sowie die Beziehung zu einer Serie.

• Titel und Titelstatus
Ein vom Künstler vergebener Titel ist etwas anderes als ein überlieferter oder später beschreibend ergänzter Titel.

• Datierung und Grad der Sicherheit
Exaktes Jahr, Zeitraum, Circa-Angabe, vermutete Datierung oder undatiert.

• Material, Technik und Maße

• Signaturen, Beschriftungen, Etiketten und besondere Merkmale

• Abbildungen sowie Bildnachweis und Rechtestatus

• Standort und, soweit bekannt, Eigentümer
Diese Angaben können internen Zugriffsbeschränkungen unterliegen.

• Quellen und Belege
Woher stammen Titel, Datierung, Provenienz oder Zuschreibung?

• Notizen, Besonderheiten und Annahmen

• Bearbeitungsvermerk
Wer hat den Datensatz erstellt, geprüft oder geändert und wann?

Provenienzen, Ausstellungen, Literatur, Restaurierungen und Leihvorgänge können als erweiterbare Bereiche hinzukommen. Sie sollten wiederholbar sein, weil ein Werk mehrere Eigentümer, Ausstellungen und Publikationen besitzen kann. Eine lange Aufzählung in einem einzigen Textfeld lässt sich später nur schwer durchsuchen oder auswerten.

Ebenso wichtig ist die Unterscheidung zwischen „unbekannt“, „nicht vorhanden“, „nicht anwendbar“ und „noch nicht geprüft“. Ein leeres Feld verrät nicht, welcher dieser Fälle gemeint ist.

Ein Werkverzeichnis muss nicht auf jede Frage eine Antwort enthalten. Es muss erkennen lassen, welche Fragen bereits bearbeitet wurden.

Das Notizfeld spielt dabei eine wichtige Rolle. Hier können Besonderheiten, widersprüchliche Angaben und vorläufige Annahmen festgehalten werden:

Datierung vermutlich 1968 bis 1970. Grundlage sind drei vergleichbare, signierte Arbeiten derselben Serie und eine mündliche Angabe vom 12. März 2025. Noch nicht abschließend geprüft.

Dabei sollten Beobachtung und Interpretation unterscheidbar bleiben. Eine sichtbare Beschriftung auf der Rückseite ist eine Beobachtung. Die Annahme, sie stamme vom Künstler, ist eine Interpretation. Beides darf dokumentiert werden, sollte aber nicht denselben Status erhalten.

Das freie Notizfeld darf zudem nicht zum Ablageort für alle schwer einzuordnenden Angaben werden. Was später gesucht, sortiert oder gefiltert werden soll, gehört zusätzlich in ein strukturiertes Feld. Auch Getty empfiehlt, wichtige Informationen aus freien Notizen in den entsprechenden kontrollierten Feldern zu erfassen, damit sie auffindbar bleiben. Getty: CDWA General Guidelines

Warum Nummern nichts erklären sollten

Eine Inventarnummer sollte eindeutig, dauerhaft und möglichst bedeutungsarm sein. Sie darf ein Werk identifizieren, sollte aber weder Datierung noch Medium, Standort oder kunsthistorische Einordnung verschlüsseln.

Eine einfache Folge wie

WERK-000184

ist langfristig belastbarer als eine Nummer wie

1972-GEM-SERIE-A-04.

Denn Datierungen können sich ändern. Werke wechseln ihren Standort. Eine Arbeit wird später einer anderen Serie zugeordnet. Wenn solche Informationen Teil der Nummer sind, wird jede neue Erkenntnis zum technischen Problem.

Auch international verwendete Dokumentationshilfen empfehlen eindeutige Nummern als stabile Verbindung zwischen Objekt und Information. Einfache Systeme gelten dabei als nachhaltiger als komplexe Nummern, in denen verschiedene Angaben codiert werden. Collections Trust: Numbering, Canadian Conservation Institute

Das später gefundene Gemälde erhält deshalb nicht die Nummer 0187a und zwingt die folgenden Arbeiten auch nicht zu neuen Nummern. Es bekommt die nächste freie interne Identifikationsnummer, etwa WERK-000672.

Im Feld „Serie“ wird es mit den Arbeiten 0184 bis 0192 verbunden. Über die Datierung und eine separate Reihenfolge innerhalb der Serie kann es an der kunsthistorisch passenden Stelle angezeigt werden.

Inventarnummer, Serie und Chronologie bleiben getrennt.

Das gilt auch, wenn später eine gedruckte Werkverzeichnisnummer vergeben wird. Die interne Identifikationsnummer sollte bestehen bleiben. Eine veröffentlichte Nummer kann als zusätzliches Feld hinzukommen. Bereits verwendete Nummern sollten nicht neu vergeben oder stillschweigend verändert werden. Frühere Bezeichnungen und Nummern bleiben als Verweise im Datensatz erhalten.

Ein neues Werk darf die Ordnung des Œuvres verändern, ohne die Identität aller bereits erfassten Werke zu verändern.

Damit die Arbeit nicht erneut gemacht werden muss

Die Daten sollten nicht ausschließlich innerhalb einer bestimmten Software nutzbar sein. Ein vollständiger Export in einem offenen und verbreiteten Format muss jederzeit möglich sein. Auch Abbildungen sollten über stabile Dateinamen oder Mediennummern mit den Werkdatensätzen verbunden bleiben.

Zur langfristigen Arbeitsfähigkeit gehören:

• regelmäßige vollständige Exporte,

• getrennte Sicherungen von Daten und Abbildungen,

• ein Verzeichnis der verwendeten Felder und Begriffe,

• die Dokumentation früherer Nummern,

• und ein nachvollziehbarer Änderungsverlauf.

Die Datenbank ist ein Werkzeug. Das Werkverzeichnis sollte sie überleben können.

Wo anfangen?

Bei den größten Werken? Bei den frühesten? Bei der vermeintlich wichtigsten Werkgruppe?

Für den Beginn ist die kunsthistorische Bedeutung meist nicht das beste Kriterium. Wer ausschließlich mit den Hauptwerken startet, entwickelt möglicherweise ein System, das für Skizzen, Rückseiten, Varianten oder unsichere Arbeiten nicht funktioniert. Wer streng chronologisch beginnen möchte, gerät ins Stocken, sobald frühe Datierungen ungeklärt sind.

Sinnvoller ist ein kleiner, klar begrenzter und möglichst vielfältiger Bestand. Das kann ein Raum, ein Regal, eine Mappe oder eine überschaubare Werkgruppe sein. Unter den ersten erfassten Arbeiten sollten unterschiedliche Formate und Schwierigkeitsgrade vorkommen: ein gut dokumentiertes Werk, eine undatierte Arbeit, ein Werk mit abweichendem Titel, eine Serienarbeit und ein Objekt mit ungeklärter Zuordnung.

An dieser Gruppe lässt sich prüfen, ob die Felder verständlich sind, die Nummern funktionieren und Unsicherheiten sauber erfasst werden können. Erst danach wird das System auf den gesamten Bestand übertragen.

Dann gilt: zuerst Breite, später Tiefe. Jedes aufgefundene Werk erhält zunächst einen kurzen, verlässlichen Kerndatensatz. Provenienz, Ausstellungsgeschichte, Literatur und wissenschaftliche Kommentare können anschließend nach Priorität ergänzt werden.

Die Erfassung selbst kann räumlich und fortlaufend geschehen: Regal für Regal, Mappe für Mappe, Raum für Raum. Das verringert die Gefahr, Werke zu übersehen oder mehrfach anzulegen.

Auf dem Tisch liegt noch immer das später entdeckte Gemälde. Seine neue Inventarnummer steht weit entfernt von den Nummern der übrigen Serie. Im Werkverzeichnis erscheint es dennoch unmittelbar neben ihnen, weil Datierung, Werkgruppe und Beziehungen getrennt erfasst wurden.

Wo also anfangen?

Nicht beim größten oder frühesten Werk. Sondern bei einer überschaubaren Gruppe, an der sich ein schlankes System entwickeln lässt, das zügiges Arbeiten ermöglicht – und auch dann noch trägt, wenn Jahre später das nächste unbekannte Bild auftaucht.